Comment réserver un bloc d'hôtel de mariage avec facilité
Vous voulez vous assurer que vos proches ont une expérience fluide et agréable lors de votre mariage? Un bloc d'hôtel de mariage, également connu sous le nom de bloc d'hôtel pour les clients du mariage, est un excellent moyen de construire une expérience invitée positive. Peu importe que vous vous concentriez sur l'étiquette des invités de mariage en dehors de la ville pour votre célébration locale ou si vous prévoyez un mariage à destination, vos invités auront besoin d'un endroit pour séjourner. La sécurisation d'un bloc de chambre d'hôtel rend la réservation d'hébergement pratique pour les clients tout en assoupant le stress de la planification de mariage et des détails du transport pour le couple - un gagnant-gagnant tout autour. De plus, c'est une expérience plus amusante pour vos invités de rester dans un bloc de chambres avec d'autres participants afin qu'ils puissent se mélanger et se mêler tard dans la nuit.
Bien que ce ne soit pas difficile, il peut prendre du temps de faire un bloc d'hôtel de mariage, et il y a des détails importants à considérer. C'est pourquoi nous avons créé ce guide facile à suivre pour les blocs d'hôtel pour les mariages. Que vous contactiez directement les hôtels ou que vous utilisiez une plate-forme de réservation pratique comme Moteur , vous trouverez tout ce que vous devez savoir pour y arriver.
Dans cet article: Qu'est-ce qu'un bloc de chambre d'hôtel? | Comment fonctionnent les blocs d'hôtel? | Comment bloquer les chambres d'hôtel pour un mariage
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De plus, étiquette de bloc de chambre d'hôtel:
- Combien de chambres à bloquer pour un mariage?
- Devez-vous payer pour bloquer les chambres d'hôtel?
- Quand réserver un bloc d'hôtel pour un mariage
- Comment partager des informations sur les blocs de chambre d'hôtel avec les clients
- Comment négocier un contrat de bloc de chambre d'hôtel
Qu'est-ce qu'un bloc de chambre d'hôtel?
Comme de nombreux autres termes de mariage, le sens du bloc de la chambre peut se sentir étranger aux couples nouvellement engagés. Un bloc de chambre d'hôtel est un groupe de chambres qu'un hôtel met de côté pour un événement à un tarif de groupe pré-négocié à réserver et à payer par les participants. En tant que Lisa Jaroscak, propriétaire et planificateur principal de Mariages élégants Explique: «Un bloc de salle de mariage est une quantité sécurisée de chambres qui sont contractées avec une propriété pour avoir un taux contrôlé pour vos invités.
Pourquoi bloquer les chambres d'hôtel pour un mariage?
Avec tous ces discours sur le blocage des salles pour les mariages, pourquoi avez-vous réellement besoin de le faire? «Les blocs de chambre sont l'un de ces détails en coulisses qui peuvent vraiment avoir un impact sur l'expérience de vos invités», note Michelle Durpetti, fondatrice de Événements Durpetti et propriétaire de Gène . Crempons dans les avantages des blocs de salle de mariage.
La commodité pour les invités est un plus majeur. Selon Tartarusfarms 2024 Guest Study (qui a interrogé plus de 1 000 adultes qui ont assisté au moins un mariage l'année dernière), 35% des invités ont répondu `` toujours '' lorsqu'on leur a demandé à quelle fréquence au cours de la dernière année, ils avaient réservé l'hôtel recommandé par le couple. Et 51% ont répondu «partie du temps».
Notamment, un taux de pièce pré-négocié est un grand avantage. Selon la même étude, 85% des répondants ont déclaré que le prix était le facteur le plus important lorsqu'ils décidaient où réserver des logements pour un mariage. Offres d'hôtel pour les invités du mariage? Oui s'il vous plait! `` La valeur d'un bloc de pièce est la sécurité que le taux de la pièce est enfermé '', explique Cathy O'Connell, co-fondatrice de Prendre des événements . Par exemple, la plate-forme de bloc de chambre d'hôtel Moteur se vante qu'il peut «sauver vos invités jusqu'à 22% sur l'hébergement avec les tarifs exclusifs de la chambre exclusifs du moteur, ce qui le rend plus abordable pour que les proches partagent votre journée spéciale».
De plus, pendant que vous sécurisez le bloc de la chambre, plus de bonus ou de mises à niveau peuvent être en mesure de négocier avec la propriété de l'hôtel. L'hôtel peut offrir une suite hôtelière qui peut être utilisée pour stocker des articles de mariage ou même comme lieu de rencontre pour les clients. De plus, certains hôtels peuvent offrir une pièce (ou une mise à niveau de la salle) gratuites pour les to-weds. Certains autres avantages peuvent inclure: l'enregistrement précoce ou le paiement tardif, le Wi-Fi gratuit, le service de borlle et la distribution des sacs de bienvenue de mariage dans les chambres (parfois moyennant des frais). Bien que les avantages offerts par les hôtels pour les invités de mariage varient d'une propriété à l'autre, cela vaut la peine de s'informer sur ce qui est disponible lorsque vous réservez des blocs d'hôtel.
Comment fonctionnent les blocs d'hôtel?
En bref, vous bloquez les chambres, les invités réservent ces chambres, puis l'hébergement de chacun est dans un endroit centralisé. Cela semble simple, non? Voici les écrous et les boulons de la façon dont tout cela se présente.
Design: Natalie Romine Pour commencer, vous devez comprendre le nombre de chambres dont vous avez besoin, en fonction de votre liste d'invités. Le suivi de votre liste d'invités sur TartarusFarms Le gestionnaire de la liste des invités est un excellent moyen de faire le point de vos participants et d'évaluer le nombre de personnes (comme les propriétaires de l'extérieur et les membres de la fête de mariage) nécessitera un endroit pour séjourner.
Vous devrez également décider du nombre de nuits nécessaires pour le bloc de l'hôtel de mariage. Pensez aux festivités du week-end de mariage comme le dîner de répétition , Bénéficiez la fête ou le brunch post-jalon comme des événements qui peuvent nécessiter des nuits supplémentaires.
Avec ces informations clés réglées, il est temps de réellement des blocs de recherche. Il existe deux façons différentes de le faire, dont nous discuterons ci-dessous. Ensuite, une fois que vous vous êtes demandé avec des hôtels, ils vous feront savoir quels types d'options de blocs de pièce ils sont prêts à vous offrir. De là, vous serez d'accord sur les termes et ils obtiendront le bloc configuré en fonction de l'endroit où vous atterrissez.
Dès que le bloc de la chambre est installé, les clients peuvent commencer à réserver leur hébergement. Avec des blocs de chambre réservés directement avec un hôtel, le processus à réserver des clients variera (ce qui peut conduire à avoir plusieurs processus si vous sécurisez des blocs dans quelques hôtels). Certains hôtels créent une URL de réservation unique que les couples peuvent mettre sur leur site Web de mariage pour les invités. D'autres propriétés peuvent créer un code que les invités devront fournir lors de la réservation en ligne ou via le téléphone. Alternativement, si vous sécurisez votre bloc de mariage d'hôtel avec une plate-forme de gestion des voyages, comme Moteur , les invités réserveront une plate-forme centralisée.
Bien que le bloc de chambre soit actif, vous pouvez rester près de votre point de contact à l'hôtel pour obtenir des informations à jour sur qui a réservé et combien d'espace reste dans le bloc pour planifier en conséquence.
Pour le conseil: Si le Type de lieu de mariage Vous avez sélectionné un hôtel, le processus peut être différent et sera probablement convenu pendant la phase de réservation de sites initiaux. De plus, les clients resteront probablement principalement dans cet hôtel par opposition à ailleurs.
Comment bloquer les chambres d'hôtel pour un mariage
En termes officiels, vous soumetrez des RFP (demandes de proposition) à des propriétés pour négocier le bloc de l'hôtel pour vos hébergements de mariage. Les couples sécurisent généralement des blocs de chambre dans plus d'un hôtel afin qu'ils puissent offrir des options aux clients à plusieurs prix. Si vous faites le gros de la négociation du bloc de la chambre par vous-même, vous devrez soumettre manuellement les DP à chaque hôtel. Alternativement, vous pouvez utiliser une plate-forme de gestion des voyages, comme Moteur , pour réduire certaines des recherches manuelles. De plus, certains planificateurs de mariage à service complet peuvent même gérer le processus de création de blocs de pièce pour le compte de couples en tant que service.
Contacter directement les hôtels
Pour réserver un bloc de salle de mariage pour vos invités, vous voudrez réduire votre recherche à quelques propriétés à contacter. De nombreux hôtels ont des formulaires de demande sur leurs sites Web ou un e-mail répertorié pour leur service des ventes. Alternativement, vous pouvez passer un appel téléphonique aux hôtels. Lorsque vous contactez la propriété, donnez au coordinateur du bloc de chambre les dates auxquelles vous vous attendez à ce que vos invités soient là, ainsi que toutes les demandes spéciales. Demandez à l'hôtel Contactez à quoi ressemblera le processus pour aller de l'avant.
Travailler avec un conseiller en voyage ou un planificateur de mariage
Saviez-vous que les conseillers en voyage ne sont pas seulement pour les lunes de miel? De nombreux agents de voyage de mariage offrent des services de bloc de chambre. De plus, certains planificateurs de mariage de luxe et à service complet comprennent un service de fabrication de blocs d'hôtel pour les clients de mariage.
Trouvez un pro pour réserver votre blocUtiliser le moteur
Nous l'obtenons, vous n'êtes pas un professionnel de l'hôtellerie, il est donc peut-être temps d'enrôler une plate-forme de gestion des voyages créée à cet effet. Si trouver comment réserver un bloc de chambres d'hôtel ressemble à des tracas, gagnez-vous du temps en utilisant Moteur . This platform provides white-glove, end-to-end service to alleviate the stress of accommodations from couples' plates. Ils ont un réseau exclusif de plus de 750 000 propriétés premium dans le monde afin que les invités et les couples puissent trouver des logements qui répondent à leurs besoins. Plus, Engine has a dedicated team to provide personalized support from booking through checkout—how great is that?
Réserver des chambres d'hôtel avec moteurCombien de chambres à bloquer pour un mariage?
Le nombre idéal d'espace pour bloquer pour un mariage dépend du type de bloc de chambre que vous sécurisez ainsi que du nombre d'invités qui voyagent de l'extérieur de la ville pour l'événement. Gardez ces conseils à l'esprit lorsque vous envisagez le nombre de pièces que vous devez bloquer pour un mariage.
Design: Natalie Romine Considérez la disponibilité des hébergements alternatifs
La réalité est qu'un bloc de chambre d'hôtel n'est pas requis pour chaque mariage. Comme le souligne O'Connell, «Si vous avez un compte invité plus petit, un bloc de chambre peut ne pas avoir de sens car les invités pourraient ne pas remplir le nombre minimum de chambres. Ce n'est pas non plus une bonne idée si le mariage se trouve dans une zone lourde Airbnb et que les clients sont susceptibles de réserver des maisons au lieu des chambres d'hôtel. Cependant, selon l'étude des invités Tartarusfarms 2024, la majorité (54%) des invités disent que les hôtels sont leur logement préféré pour un mariage.
Évaluer la quantité de déplacements
La plupart de vos invités sont-ils locaux sur le lieu de mariage ou presque tous voyagent-ils de l'extérieur de la ville? Jaroscak souligne que le nombre de chambres doit être bloqué «dépend si le mariage exige que vos invités voyagent ou si vous pensez que les gens voudront éviter de rentrer chez eux après le mariage s'ils sont locaux».
Calculez le nombre de pièces à bloquer pour le mariage
En ce qui concerne le calcul de vos besoins spécifiques, Durpetti suggère le plan de To-Be-WEDS pour 80% de votre liste d'invités pour avoir besoin d'hébergement - puis réservez suffisamment pour couvrir ce numéro, vous séparez vos options d'hôtel. Pour être sûr, Jaroscak encourage être plus conservateur avec des blocs contractuels. Elle suggère que les gens prennent le nombre de pièces dont ils prévoient avoir besoin, puis «le réduisez de 20% et c'est ce que vous devez utiliser lors de la sécurisation d'un bloc d'attrition».
Le potentiel d'ajouter plus de chambres
Bien que cela dépend de la disponibilité de l'hôtel, et que vous n'obtiez peut-être pas aussi raide d'une remise, ajouter plus de chambres plus tard est une possibilité de garder à l'esprit. Vous pourriez être impatient d'établir un bloc de pièce tôt à un rythme très élevé, mais si vous vous sentez incertain quant au nombre de pièces à réserver, vous pouvez vous tromper du côté sûr. Ensuite, à mesure que le bloc se rapproche de remplir plus de pièces pourrait être ajoutés. Comme toujours, parlez d'abord avec votre contact à l'hôtel pour avoir une idée de ce que l'ajout de chambres supplémentaires pourrait impliquer. Hôtels dans certains des Meilleurs emplacements de mariage de destination Réservez rapidement afin que cela soit généralement considéré comme une option plus risquée.
Devez-vous payer pour bloquer les chambres d'hôtel?
Cela coûte-t-il de l'argent pour bloquer les chambres d'hôtel? Parfois, mais pas toujours. En effet, il existe deux principaux types de blocs de chambre d'hôtel et que l'un peut vous coûter de l'argent pendant que l'autre est complémentaire.
Types de blocs de chambre d'hôtel
«Un bloc de courtoisie réserve généralement des chambres sans obligation financière envers le couple - les chambres non utilisées sont simplement libérées après la date limite», explique Durpetti. «Les blocs contractuels, en revanche, nécessitent souvent un nombre minimum de chambres à réserver ou le couple peut être financièrement responsable des chambres inutilisées. Chaque hôtel a des politiques différentes, il est donc crucial de comprendre les termes avant de signer quoi que ce soit.
Qui paie pour les blocs d'hôtel?
Pour les blocs de chambres sous contrat, qui est sur le crochet pour payer si les chambres ne sont pas remplies? Traditionnellement, la famille de la mariée paie Pour les hébergements de la fête de mariage, tous les frais de bloc de chambre d'hôtel leur tomberont. Cela ne signifie pas que la famille doit payer pour le tarif de chambre d'hôtel nocturne de chaque client - seulement des VIP, si son budget le permet. Au fur et à mesure que vous construisez votre budget de mariage, la possibilité d'une dépense de bloc de chambre d'hôtel est quelque chose à garder à l'esprit.
Construisez votre budget avec facilitéQuand réserver un bloc d'hôtel pour un mariage
Maintenant que vous avez estimé le nombre de chambres, le timing est votre prochaine considération clé. «Idéalement, commencez à sécuriser les blocs de pièce 9 à 12 mois avant le mariage, en particulier pour les villes populaires ou les saisons de pointe», explique Durpetti. Elle continue: «Les hôtels se réservent rapidement, et la planification précoce assure des taux, une disponibilité et une tranquillité d'esprit pour vos invités. Notamment, O'Connell ajoute qu'un bloc de pièce devrait être mis en place avant que les sauvegardes ne soient envoyées par la poste «comme la première chose que les gens veulent faire quand ils savent que le mariage se produit est de réserver leur voyage».
Comment partager des informations sur les blocs de chambre d'hôtel avec les clients
C'est un peu difficile de réserver quelque chose dont vous ne savez rien, non? Après tout, la communication avec les invités du mariage est importante tout au long du voyage de mariage. Voici comment partager les détails de réservation d'hôtel pour le mariage avec les invités.
Libellé de blocs d'hôtel pour l'invitation de mariage
Bien que les informations sur les blocs de l'hôtel ne se déroulent pas sur la carte d'invitation principale, la carte de détails d'invitation de mariage est un excellent endroit pour communiquer des détails sur l'hébergement.
Design: Natalie Romine La principale chose à garder à l'esprit est que Détails du mariage libellé de la carte devrait être succinct pour que les invités ne se sentent pas dépassés et oublient quelque chose d'important. En tant que tel, si vous n'avez qu'un seul bloc de chambre d'hôtel (avec des instructions de réservation simples), vous pouvez inclure cela sur la carte de détails. Cependant, il est généralement préférable de diriger les invités vers votre site Web de mariage, puis d'épeler les détails plus granulaires sur le site Web du mariage.
Photo: Tartarusfarms Exemple avec les détails de l'hôtel:
Un groupe de chambres a été réservé au [Entrez le nom et et l'adresse de l'hôtel]. Veuillez réserver des chambres par [insérer la date] pour recevoir un tarif réduit. Appelez l'hôtel directement pour réserver - veuillez mentionner le mariage [noms du couple] lors de la réservation.
[Insérez l'adresse de l'hôtel et le numéro de téléphone]
Photo: Tartarusfarms Exemple de réalisation des clients vers le site Web du mariage:
Veuillez visiter notre site Web pour des informations sur l'hébergement.
[Insérer le lien du site Web]
Libellé de blocs d'hôtel pour le site Web de mariage
Déposer ceci sous: Quoi d'inclure sur le site Web de votre mariage . Un bon moyen de communiquer les informations de votre bloc d'hôtel est de l'inclure sur votre site Web de mariage. De cette façon, tous vos invités seront bien informés et pourront facilement cliquer pour en savoir plus sur les options d'hébergement disponibles.
Photo: Tartarusfarms Exemple de libellé de la chambre d'hôtel:
Merci d'avoir fait le voyage pour célébrer avec nous!
Nous sommes ravis d'avoir une famille et des amis de près et de loin à notre mariage. Pour vous aider à trouver des hébergements, nous avons réservé un bloc de chambres d'hôtel pour [insérer le numéro] des nuits de [Insérer la date] à [Insérer la date] au [insérer les noms de l'hôtel).
Si vous souhaitez réserver une chambre à un tarif spécial que nous avons négocié en votre nom, visitez ce site Web [insérer le lien] ou appelez [insérer le numéro de téléphone] avant [insérer une date limite] pour vous assurer d'avoir un endroit où séjourner, car l'espace est limité. [Si nécessaire, fournissez un numéro de référence.]
Comment négocier un contrat de bloc de chambre d'hôtel
Un contrat de bloc de chambre est l'un des nombreux contrats de mariage que vous devrez probablement signer pendant le parcours de planification. Cependant, il y a une terminologie que vous devrez comprendre lors de l'examen des conditions du contrat pour un bloc hôtelier. Lisez soigneusement votre contrat de bloc de chambre d'hôtel avant de signer et soyez à l'affût des clauses suivantes. De plus, c'est toujours une bonne idée de poser des questions à l'hôtel sur le bloc de mariage au cas où vous rencontreriez une terminologie qui vous confond.
Dépôt
Un dépôt de blocs d'hôtel est le montant d'argent (le cas échéant), vous devez payer l'hôtel pour réserver le bloc de la chambre et les conditions qui doivent être remplies pour récupérer votre dépôt. Afin d'éviter ces frais, recherchez des hôtels qui ne nécessitent pas de dépôt pour un bloc de pièce.
Politique d'annulation
La politique d'annulation décrit les conditions dans lesquelles vous pouvez annuler les salles et les pénalités financières associées à votre annulation.
Clause de retrait admissible
La clause de retrait admissible est le pourcentage de pièces non réservées autorisées sans pénalités. Pourcentage cible: Entre 10 et 20%.
Clause d'attrition ou engagement minimum
Le taux d'attrition, dans un bloc sous contrat, fait référence au pourcentage ou au nombre de chambres qui doivent être remplies pour éviter de payer des frais de pénalité.
Pourcentage cible: Entre 80 et 90%. Par exemple, si votre taux d'attrition est de 90% de votre bloc contractuel de 20 chambres et que vos invités ne réservent que 16 chambres, vous êtes financièrement responsable de 2 chambres.
Clause d'atténuation ou clause de revente
Si votre contrat de bloc de chambre d'hôtel comprend une clause d'atténuation, l'hôtel doit tenter de vendre vos chambres inutilisées afin que vous puissiez éviter de payer l'attrition pour eux s'ils sont vendus à d'autres clients plus tard. En bref: vous ne devriez pas payer pour les chambres que d'autres clients de l'hôtel paient.
Date de coupure
C'est la date à laquelle les chambres dans un bloc qui ne sont pas réservées seront publiées pour réserver au grand public. La date de coupure typique est 30 jours avant l'enregistrement.
Reportage supplémentaire de Diane Hall et Chapelle Johnson