Que fait exactement un planificateur de mariage?

Planifier un mariage est un travail difficile, et il peut être difficile de lutter contre le grand nombre de tâches sur votre liste de contrôle vous-même, en particulier si vous êtes déjà critiqué de travail, d'école, de famille ou simplement de la vie en général. C'est pourquoi l'embauche d'un planificateur de mariage peut être l'une des meilleures décisions que vous prendrez pendant le processus de planification. Ils géreront une grande partie du travail pour vous afin que vous puissiez réellement profiter de votre engagement. Si vous êtes toujours sur la clôture de l'embauche d'un pro pour vous aider à assembler votre grand jour, il est important de comprendre les responsabilités d'un planificateur de mariage pour aider à décider si la réservation d'un est bon pour vous.

Selon Edna Dratch-Parker, propriétaire de Boston d'EFD Creative - Planification des événements REAL DESSION INSIDERS DE MEDIAL - Guide de la planification de mariage intelligente , un planificateur de mariage aide un couple «économiser de l'argent, du temps, de l'énergie et du stress». En termes simples - un planificateur de mariage peut être une ressource inestimable qui vaut chaque centime (et plus!). Mais qu'est-ce que cela signifie exactement? Nous sommes ici pour vous donner un aperçu exactement de ce que fait un planificateur de mariage, menant à la fois au grand jour.

Dans cet article:

• Qu'est-ce qu'un planificateur de mariage?
• Planificateur de mariage vs responsabilités des coordinateurs de mariage
• Tâches du planificateur de mariage

Qu'est-ce qu'un planificateur de mariage?

Comme leur titre l'indiquerait, les planificateurs de mariage aident les couples à planifier leur jour de mariage et garantit que l'événement se déroule bien. Un planificateur de mariage gère une multitude de tâches, à la fois dans les mois qui ont précédé l'événement et le jour grand, pour aider à réduire la charge pour les couples occupés. Les planificateurs de mariage sont des experts dans leur domaine et utilisent leurs vastes connaissances et contacts étendus pour rendre le processus transparent et facile pour les couples.

Oui, l'embauche d'un planificateur de mariage coûte de l'argent (selon la véritable étude de mariage de Tartarusfarms, un Le planificateur coûte en moyenne 1 700 $ ). Mais c'est une dépense qui, selon la plupart des couples, en vaut la peine. Quand tout est dit et fait, les planificateurs d'événements peuvent réellement sauvegarder Vous argent en utilisant le statut d'initié de l'industrie de leur mariage pour obtenir les meilleures offres et en vous assurant de rester dans le budget.

Planificateur de mariage vs responsabilités des coordinateurs de mariage

Il existe plusieurs types de planificateurs de mariage, mais les plus populaires sont les planificateurs de mariage à service complet et les coordonnateurs de mariage du mois ou du jour de mariage. Vous pourriez entendre les termes «planificateur de mariage» et «coordinateur de mariage» utilisés de manière interchangeable, mais il y a en fait une différence entre ces deux types de pros.

«Un planificateur de mariage est quelqu'un qui planifie tout l'événement», explique Dratch-Parker. «Un coordinateur de mariage se concentre sur la planification logistique et le soutien du jour du mariage. Le couple a fait toute la planification principale menant à son mariage et n'a besoin que d'aide pour la planification et l'exécution finales de l'événement pour garder les choses sur la bonne voie.

Donc, lorsque vous parcourez les tâches du planificateur de mariage ci-dessous, sachez que les planificateurs à service complet offrent une couverture complète du processus de planification, alors que les coordinateurs du mois ou du jour ou de la journée ne traiteraient probablement que des aspects du mariage liés à la logistique et aux détails de dernière minute.

Si vous pensez que vous aurez besoin de services de planification à service complet, nous vous recommandons de réserver un planificateur de mariage comme première étape de votre processus - un an ou plus avant le grand jour, si possible. Les coordinateurs du mois ou du jour peuvent être embauchés plus tard.

Tâches du planificateur de mariage

Bien qu'il s'agisse d'une liste des responsabilités des planificateurs de mariage les plus courantes, il est essentiel de lire de près le contrat de votre planificateur et les détails du package afin que vous soyez clair sur leurs tâches décrites. Chaque planificateur propose ses propres forfaits uniques, et il est important de comprendre ce que votre planificateur spécifique fera et ne fera pas pendant le processus de planification.

Trouvez tous les vendeurs dont vous avez besoin

«De nombreux couples recherchent aujourd'hui la flexibilité dans leur planification de mariage, qui a évolué le« menu »de ce qu'un planificateur de mariage à service complet offre», explique Dratch-Parker. «Les couples ne veulent peut-être pas tous les aspects du service du planificateur, mais des pièces et des parties de celle-ci, comme aider avec le budget de mariage ou la sélection ou la conception des fournisseurs de leur mariage. Les fournisseurs de mariage à service complet modernes ont tendance à offrir divers packages pour soutenir les exigences uniques de chaque couple.

Voici une liste des tâches auxquelles les planificateurs de mariage peuvent vous attaquer:

Posez-vous sur votre vision de mariage.

Avant de sauter et de vérifier les tâches de votre liste, vous aurez plusieurs conversations avec votre planificateur de mariage pour déterminer le type d'événement que vous souhaitez héberger. Vous discuterez de la date de mariage, de la taille, du style, de l'emplacement de votre choix, pour vous assurer que vous, votre futur conjoint et votre planificateur sont sur la même longueur d'onde. Tout au long du processus de planification, votre planificateur se référera à votre vision originale pour vous assurer que vous restez sur la bonne voie et que vous vous souvenez de ce qui est le plus important.

Développer un budget de mariage réaliste.

L'une des premières étapes de la planification du mariage est trouver un budget . Cela peut être difficile pour de nombreux couples, car ils ne savent pas à quel point un mariage coûte réellement. Eh bien, c'est là qu'un planificateur de mariage entre en jeu. Avec leur vaste expérience dans le domaine, un planificateur peut donner aux couples une estimation solide de la quantité de leur événement souhaité coûterait dans leur emplacement - et les aider à tirer le meilleur parti de leur budget.

La responsabilité la plus importante est peut-être de travailler pour développer un budget réaliste qui non seulement correspond aux attentes du couple, mais aussi à ce qu'ils peuvent vraiment se permettre, explique Dratch-Parker. «Cette partie est cruciale pour avoir un résultat positif et fournit les bases d'un mariage réussi. Travailler ensemble tout au long du processus pour être sûr que le budget est toujours une considération est le signe d'un planificateur de mariage chevronné.

Sélectionnez un lieu de mariage.

Votre lieu de mariage donnera le ton à tout votre événement, et un planificateur de mariage peut vous aider à trouver l'emplacement parfait pour votre grand jour. Ils prendront compte de la taille de votre mariage, du budget et de la vision et proposeront une liste de sites à considérer. Ils peuvent même vous accompagner lors de visites de cérémonie de mariage et de lieux de réception de votre région pour vous aider à affronter votre espace d'événement de rêve.

Connectez-vous avec les meilleurs vendeurs de mariage.

Une fois que vous avez réservé votre lieu et fixé officiellement la date de votre grand jour, votre planificateur vous connectera avec les meilleurs fournisseurs de votre gamme de prix, des traiteurs aux fleuristes, des photographes aux groupes et des DJ, et plus encore. Ils sauront exactement quels vendeurs conviendront le mieux à votre événement, vous n'aurez donc pas à passer des heures à rechercher minutieusement des centaines de pros.

Travailler avec un planificateur non seulement vous fera gagner du temps, mais peut également vous faire économiser de l'argent: les planificateurs de mariage apportent du volume aux fournisseurs favorisés, donc les vendeurs feront souvent la différence en réduisant les prix ou en jetant des extras.

LIRE ET VÉTER LES CONTRATS DES VENDEURS.

L'une des plus grandes erreurs que les couples commettent ne sont pas de lire attentivement les contrats de fournisseurs et de manquer des détails importants ou des drapeaux rouges. Un planificateur de mariage examinera tous les contrats de fournisseurs et communiquera avec les pros en cas de divergences ou de confusion.

«Les planificateurs de mariage comprennent les nuances de la négociation des fournisseurs», explique Dratch-Parker. «Ils ont des relations avec les lieux et les vendeurs et peuvent défendre le couple d'une manière que le couple ne pourrait pas faire par eux-mêmes. Le couple ne comprend pas toujours les bonnes questions à poser ou ce qu'il faut rechercher lors de l'examen des contrats, etc., mais les planificateurs le font.

Servir de contact sur place pour les mariages de destination.

Si vous hébergez un mariage à destination, l'embauche d'un planificateur local qui connaît bien votre lieu de mariage est certainement une bonne idée. Ceci est particulièrement essentiel si vous ne pouvez pas vous rendre fréquemment à votre mariage, car votre planificateur servira de vos yeux et de vos oreilles sur le sol. Ils pourront vous connecter avec des vendeurs, vous aider à suivre les coutumes locales, aider les voyages des clients et les chambres d'hôtel, et plus encore.

Planifier des éléments de conception.

Votre planificateur de mariage peut également travailler avec votre fleuriste et d'autres pros pour créer des éléments de conception pour votre grand jour, y compris les affichages de carte d'escorte, la signalisation et plus encore. Vous pouvez également embaucher un concepteur de mariage séparé pour assumer ce rôle.

Aidez aux problèmes d'étiquette de mariage et fournissez un soutien.

Tout au long de votre engagement, des problèmes d'étiquette ou d'autres préoccupations apparaîtront probablement. Les planificateurs de mariage peuvent également servir de quasi-thérapeutes, vous aidant à résoudre ces problèmes. Qu'il s'agisse de gérer des parents divorcés ou de comprendre comment dire à un membre de la famille que ses enfants ne sont pas invités, les planificateurs peuvent utiliser leur expérience pour vous guider à travers ces situations collantes.

Respectez votre budget.

Selon la véritable étude de mariage de Tartarusfarms, 54% des couples ont dépensé plus qu'ils n'avaient prévu par une moyenne de 7 100 $. Alors, comment évitez-vous de souffler votre budget? Travaillez avec un planificateur de mariage.

«Les planificateurs de mariage sont expérimentés pour garder les couples sur la bonne voie pendant les nombreux mois de planification, où il est facile de prendre des décisions d'achat sur des choses qui ne sont pas nécessairement nécessaires ou qui pourraient être atteintes de manière plus rentable», explique Dratch-Parker. «Les planificateurs de mariage ont la perspective unique d'avoir travaillé avec de nombreuses, peut-être des centaines, d'autres couples. Ils savent ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas - et ces connaissances peuvent les sauver considérablement et éviter les erreurs incroyablement coûteuses.

Aider avec les événements du week-end de mariage.

Si vous avez besoin d'aide pour planifier le dîner de répétition, le brunch du lendemain, la sortie de golf de mariage ou tout autre événement connexe, votre planificateur de mariage peut probablement fournir une assistance. Notez simplement que ces événements supplémentaires pourraient ne pas être inclus dans le forfait d'un planificateur, vous pouvez donc encourir des coûts supplémentaires si votre planificateur est impliqué.

Gère les détails de l'invitation de mariage.

Les invitations de mariage sont peut-être la communication la plus cruciale entre vous et vos invités. Votre planificateur peut vous aider avec tout ce qui concerne les invitations, du libellé et de la commande à l'adresse et à l'envoi, ainsi que le suivi des RSVP.

Aide avec le tableau des sièges.

Une fois que les RSVP ont commencé à rouler, vous devrez fournir un dernier effort sur votre lieu, votre traiteur, votre entreprise de location et plus encore, et créer votre tableau de sièges. Votre planificateur de mariage peut vous aider avec ces tâches, en vous assurant que vous avez un plan d'étage précis de votre lieu de réception et en aidant à la tâche qui prend du temps d'assembler tous vos invités, ainsi que de créer des cartes d'escorte et de place.

Mettre en place une chronologie du week-end de mariage.

Un planificateur créera également une minute entière par minute Chronologie de votre week-end de mariage . Ce calendrier sera partagé avec toutes les personnes impliquées dans le processus de planification, des vendeurs aux membres de votre fête de mariage, de votre famille et plus encore, afin que tout le monde sache où être et quoi faire (et qu'ils arrivent à l'heure!). Créer ce calendrier est un processus super impliqué et long qui est le mieux géré par un professionnel - juste l'une des raisons pour lesquelles un planificateur de mariage est si précieux.

Coordonner tous les détails avec les vendeurs.

Votre planificateur de mariage sera le point de vue de vos vendeurs et s'assurera qu'ils disposent de toutes les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail et travailler en tant qu'équipe qui fonctionne bien. Bien sûr, il peut y avoir des questions auxquelles vous devrez répondre, mais votre planificateur vous les présentera de manière organisée afin de ne pas vous sentir dépassé.

Servir de porte-parole.

La dernière chose que vous voulez est de présenter un million d'appels téléphoniques dans les jours et les heures précédant le jour de votre mariage. Considérez votre planificateur de mariage votre porte-parole de pré-mariage, la gestion des demandes et la réponse aux questions des vendeurs, des membres de la famille, de la fête de mariage et des invités. Si une question de dernière minute se pose, elle devrait aller à votre planificateur de mariage, pas à vous. (Un autre conseil: y compris une section FAQ sur votre site Web de mariage limitera le nombre de questions qui arrivent, car toutes les informations sont facilement accessibles.)

Gérez la logistique du jour du mariage.

Oui, il y aura beaucoup En cours le jour de votre mariage, mais votre planificateur de mariage gérera tout cela. Des vendeurs superviseurs à la gestion de la configuration et de la livraison, gérant les urgences aux nerfs apaisants, votre planificateur sera le point de point afin que vous puissiez vous détendre et profiter de la journée - et n'est-ce pas de cela que votre mariage devrait être, de toute façon?